Wie doet wat?
Wanneer je met je VvE het gebouw energiezuinig gaat maken, zal je hulp nodig hebben van veel externe partijen. Hieronder leggen we uit wie dat zijn en wat ze doen. Deze lijst zal steeds verder aangevuld worden, met informatie over bijvoorbeeld de procesbegeleider, makelaar, adviseurs over energieprestaties, financiële zaken en subsidies, bouwkundige onderzoeken en juridische zaken.
Een procesbegeleider of procesondersteuner ondersteunt de VvE bij het proces rond het verduurzamen van het gebouw. Ze helpen de VvE om besluiten te nemen over verduurzamingsmaatregelen, financiering en planning en houden bij of het proces wel volgens plan loopt. Taken die een procesbegeleider kan uitvoeren zijn onder andere het vaststellen van een verduurzamingsstrategie, de gevolgen voor het MJOP uitzoeken, het managen van stakeholders, opzetten van duidelijke manieren voor communicatie, financieel begeleiden en contractbeheer.
Heeft de ALV een definitieve keuze gemaakt voor het verduurzamingsplan, dan is de taak van de procesbegeleider afgerond. Wel kan er eventueel nog een bouw(proces)begeleider bij komen die de VvE bij het uitvoeren van de verduurzamende maatregelen gaat ondersteunen. Een procesbegeleider zou je kunnen vinden bij een VvE advies- of managementbureau.
Een VvE-beheerder maakt de taken van de VvE gemakkelijker door bepaalde taken over te nemen. De meeste VvE-beheerders bieden pakketten aan voor het financieel beheer, technisch beheer en de administratieve ondersteuning. Er zijn ook VvE-beheerders die daarnaast een pakket aanbieden voor het verduurzamen, bijvoorbeeld in de vorm van procesbegeleiding, het aanvragen van subsidies, regelen van een lening of het begeleiden van de verduurzamende maatregelen.
Andere namen voor een bedrijf dat VvE-beheersdiensten aanbiedt zijn ‘VvE-vastgoed management’ of ‘VvE-advies’.
Er zijn VvE’s die al een verduurzamingstraject hebben gedaan. Bij hen kun je terecht voor inspiratie, bijvoorbeeld voor welke verduurzamende maatregelen er allemaal mogelijk zijn, maar ook hoe zij dit proces hebben aangepakt en wat ervoor nodig was. Mogelijk kunnen zij ook externe partijen aanraden waar ze tijdens het plannen of uitvoeren van het verduurzamingstraject goede ervaringen mee hadden. Via de Nationale Duurzame Huizen Route kun je in contact komen met andere VvE’s, maar ook op internet zijn veel voorbeelden te vinden om inspiratie op te doen.
Een vastgoedinspecteur kan een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor de VvE opstellen. De inspecteur bepaalt wat de staat van het pand is, bijvoorbeeld of de kozijnen aan het rotten zijn. Op basis hiervan wordt het MJOP opgesteld, dat informatie geeft over het onderhoud dat de komende (minimaal) 10 jaar nodig is en welke kosten dit met zich meebrengt. Verduurzamende maatregelen staan niet standaard in een MJOP. In een zogenaamd Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP) kun je deze maatregelen wel terugvinden. Vaak is hier een maatwerkadvies voor nodig, dat door een EP-adviseur is gemaakt. Sommige vastgoedinspecteurs zijn ook EP-adviseur.
Een Energieprestatie-adviseur (EP-adviseur) kan een Maatwerk VvE Energieadvies opstellen. In dit energieadvies wordt in kaart gebracht wat de huidige energieprestatie en het huidige energiegebruik is, wat deze maatregelen kosten en hoeveel energiebesparing deze opleveren voor de appartementen of woningen. Het advies kan verplicht zijn bij het aanvragen van een lening (dit is bijvoorbeeld het geval bij het Nationaal Warmtefonds). Voor een maatwerk energieadvies kan de VvE een subsidieaanvraag indienen.
De gemeente kan VvE's met verschillende dingen helpen. Bij sommige gemeenten werkt een VvE-adviseur die VvE’s kan ondersteunen en informatie kan geven. Op de website van jouw gemeente kun je zien of zo’n adviseur beschikbaar is en hoe ze kunnen helpen, bijvoorbeeld in de vorm van cursussen, of (gratis) verduurzamingsadvies. Of kijk in de zoektool energiehulp voor VvE’s. Soms kun je ook een gemeentesubsidie krijgen voor verduurzaming, ook dat kun je opzoeken via de website van jouw gemeente of via de Energiesubsidiewijzer van Milieu Centraal.
Vergunningverlener
Voor sommige projecten is een omgevingsvergunning nodig, die je kunt aanvragen bij de gemeente. Je gaat dan een vergunningstraject in met een vergunningsverlener. Of je een vergunning nodig hebt kun je checken op de website van de omgevingswet.
Kosteloos een vrijblijvend adviesgesprek voeren om erachter te komen welke overheidssubsidies beschikbaar zijn voor jouw VvE? Dat kan met een RVO-adviseur. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) houdt zich bezig met deze subsidieaanvragen. Tijdens het gesprek krijg je niet alleen informatie over de subsidies, maar ook over de volgende stappen voor een subsidieaanvraag.
Gemeenten kunnen (afhankelijk van welke oplossingen ze aanbieden voor het onderhoud en de verduurzaming van VvE’s) een vergunning geven aan een VvE waarmee deze in een lening van het SVn mag aanvragen (zoals de stimuleringslening kleine VvE’s of Toekomstbestendig onderhoudsfonds VvE’s. De VvE moet eerst informatie hierover opvragen bij de gemeente. Met toestemming van de gemeente kan de VvE contact opnemen met SVn. Check de energiesubsidiewijzer of je een subsidie of lening kunt krijgen.
Met een Energiebespaarlening voor VvE’s van het Warmtefonds kunnen energiebesparende maatregelen die VvE’s willen nemen, worden betaald. Onder de maatregelen vallen zowel energiebesparende maatregelen (zoals isoleren van dak of spouwmuur), als het overstappen op duurzamere energiebronnen (zoals zonnepanelen of een warmtepomp). Ook maatregelen zoals CO2 gestuurde ventilatie, LED-verlichting en laadpalen kunnen met een lening bij het Warmtefonds betaald worden. Ook kan er een lening worden aangevraagd voor advies, en begeleiding. Kijk hier of een lening of subsidie beschikbaar is.
Bij het warmtefonds is ook ondersteuning voor de VvE Energiebespaarlening aanwezig in de vorm van het VvE investment managementteam: Contactformulier VvE's - Warmtefonds
Een Natuurvriendelijk isolatie-expert isoleert spouwmuren volgens de door de overheid goedgekeurde aanpak ‘Natuurlijk isoleren’. Bij deze aanpak zorgt de expert ervoor dat vleermuizen en beschermde vogels, die vaak tijdelijk wonen in spouwmuren en onder daken, niet worden verstoord of gedood door de isolatiewerkzaamheden. Door de aanpak ‘Natuurvriendelijk isoleren’ krijgen de dieren eerst de kans om weg te vliegen voordat met de isolatie wordt gestart. Daarnaast wordt door het isolatiebedrijf gezorgd voor een nieuwe (tijdelijke) plek voor de dieren, door een deel van de spouwmuur vrij te houden (ook wel het spouwverblijf genoemd).
In spouwmuren en onder daken kunnen beschermde diersoorten leven, bijvoorbeeld vleermuizen en beschermde vogels. Dit is de reden dat het ‘zomaar’ uitvoeren van verduurzamende maatregelen niet mag als dit mogelijk leidt tot het doden of verstoren van beschermde soorten. Een ecoloog kan onderzoeken of er beschermde soorten aanwezig zijn en of er risico is op schade door de geplande verduurzamende maatregelen. De ecoloog kan ook adviseren over minder schadelijke maatregelen of andere mogelijkheden in werkwijze, locatie of periode aangeven.
Moet er door de aanwezigheid van beschermde soorten een omgevingsvergunning voor de werkzaamheden worden aangevraagd, dan kan de ecoloog helpen bij het aanvragen hiervan. Ook kan een ecoloog tijdens de werkzaamheden controleren of deze op de goede manier worden uitgevoerd. Als de ingeschakelde ecoloog aan bepaalde voorwaarden voldoet, dan kan er subsidie worden aangevraagd voor het ecologisch onderzoek dat de VvE laat doen.
Informatie geven over welke juridische documenten nodig zijn
Een notaris die gespecialiseerd is in onroerend goed, vastgoed of appartementsrecht/VvE recht, kan informatie geven over welke juridische documenten nodig zijn voor de VvE. Denk hierbij aan de splitsingsakte (incl. bijvoorbeeld het splitsingsreglement en de VvE statuten).
Informatie geven en adviseren over de inhoud van deze juridische documentenrond verduurzaming
Wanneer de VvE gaat verduurzamen kan een notaris uitleg geven over de inhoud van deze documenten en aangeven wat dit betekent voor de te nemen beslissingen. Zo kan de notaris bijvoorbeeld informatie geven over welke delen van het gebouw gemeenschappelijke delen zijn en welke de privédelen van het gebouw zijn. Ook kan de notaris informatie geven over het aantal stemmen dat nodig is voor het nemen van een geldig besluit. In de praktijk zal een VvE hiervoor meestal niet naar een notaris gaan maar het navragen bij zijn beheerder of bij een jurist die gespecialiseerd is in VvE recht/ appartementsrecht (zie hieronder).
Wijzigen van de splitsingsakte
Wanneer de VvE besluit om iets aan het gebouw te verduurzamen waarvoor de splitsingsakte aangepast moet worden, kan de notaris de splitsingsakte wijzigen.
Juristen gespecialiseerd in VvE Recht/appartementsrecht kunnen adviseren en uitleg geven over de juridisch documenten die belangrijk zijn voor de VvE. Ook kunnen deze juristen een huishoudelijk reglement maken voor de VvE. De jurist kan de splitsingsakte NIET wijzigen. Alleen een notaris kan de splitsingsakte wijzigen. Het is daarom aan te raden om een jurist te kiezen die samenwerkt met een notaris.
Huishoudelijk reglement
Afspraken over het gebruik van de algemene ruimten en gedragsafspraken (die gemaakt zijn door de ALV) kunnen worden opgeschreven in het huishoudelijk reglement. Het is belangrijk dat in het huishoudelijk reglement geen regels staan die tegen de regels van de splitsingsakte of zelfs de wet ingaan. Een jurist kan dit controleren.